如何管理虚拟办公团队(【歪叔管理铁匠铺】第二期话题研讨)

xtty (歪叔) 正式会员
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发表于:2015-07-22 20:57 [只看楼主] [划词开启]

歪叔的“管理铁匠铺”微信群固定每周一次开展管理话题案例研讨活动,本期由某知名跨国IT企业管理者BIBI带来的案例“如何管理虚拟办公团队”,由全国各地各行各业的各级管理者们就该案例进行了热烈的讨论,给出了解决方案建议。


【本期主题】

如何管理虚拟团队?


【案例】

大家好,我是某知名跨国IT公司的一名SAP实施顾问兼项目经理,今天想和各位讨论的是对虚拟团队管理的一些问题和困惑。众所周知,虚拟团队管理涉及很多棘手的细节问题,考虑到时间关系,也为了高效集中地讨论,这里只举一个较大的问题,就是如何引导对方换位思考,包括两种情境:1)不同国家团队成员之间;2)同国团队成员之间。

[情景一]

有一个项目,背景如下:美国公司A收购了日本公司J,日本公司J在日本拥有J1、J2两家工厂,在中国也拥有工厂C(在江苏省某偏远地);A要求J针对J1、J2和C引进A使用的整套ERP系统,J选择了IBM作为服务商。于是IBM Japan和IBM China联手合作,第一步是在C进行实地调研,找出理想和现实之间的差距并给出初步解决方案。前不久,A的IT团队和IBM Japan团队分别来到了中国,和IBM China团队一起迈开了这个项目的第一步。

A由于是C的最终股东,住宿和接送都有C安排。China团队按商务常规预订了C地酒店,每天自行前往C处工作,而Japan经理不愿入住外省偏远地酒店,每天早晚往返于上海市内酒店和C地之间,并要求China经理(我)为他们预约每天的出租车以供出行。

事实上,跨省出租车是无法通过打车软件预约的,只能打电话到出租车公司提前预约,而且事先无法知道将由哪位司机开着哪个车号的车来接,关键是,即便指定接车时间,中国司机也未必像日本司机那样准点到达。这些情况我跟Japan经理讲过,但对方并未特别在意。

还有另一个问题,就是Japan团队无人持有中国手机,他们只带了可以漫游的日本手机,电话沟通基本上也只限于同国同事之间(虽然打的是国际长途),因此他们并未把自己的手机号告知 China团队。对此,我曾经建议过他们购置一部中国手机,但被拒绝。

问题不期而至,某天,负责将Japan团队送到C地的司机迟到了十分钟,Japan经理担心不能及时赶到C地,让酒店前台想法叫了一辆出租车来,大家上了那辆车走了。原定的司机找不到客人打电话找到我(注意我在C地),我几经周折未能联系上,心想他们会打电话通知我的,谁知并无电话打来,只好硬着头皮去C地。还好他们及时赶到C地了。

事后我跟Japan经理确认事情经过,对方说给我打过两次电话但均未打通(我那时可能在和司机或和他们酒店前台服务员通话),我本想说你可以过几分钟再打一次试试啊,因不想伤了和气而没有质问,取而代之的是再次提到置办中国手机一事,不想对方突然发火,反问我这种事难道不应该是中方事先准备好才对吗?

在我看来,这已经是在转移话题(没有就事论事)了,而且对方并未认识到Japan和China实际上同属一个团队,不存在谁为谁服务一说(China团队去日本出差时都是自己准备日本手机);再退一步,即便是需要China团队尽地主之谊帮忙置办手机,也应该由Japan团队在访华之前主动提出我们才可能配合,否则难道变压器之类的小物件也得我们替他们一一备好吗?


【群友精华讨论】

1. 找到问题症结,对症下药

定义清楚问题的症结所在:不局限在接待问题,也不应过分纠结在文化差异和国籍问题上,重点还是需要从沟通上面着手改进。应该与对方团队中至少一员关系打通, 多从对方那里了解一下背景原因, 到底是接待问题, 还是其它原因。

2. 沟通为王,建立信任

1)“擒贼先擒王”,单独和日方经理私下沟通下,促进下感情。

2)与对方面对面坦诚沟通,告诉他们,你能做什么不能做什么;什么是他们需要自行解决的。如果需要帮助可以明确告之你。

3)同时需要注意引导对方,往我们期待的方式,配合我方工作,另外一方面能从情感上和日方经理建立信任关系。

3. 定制细节方案,共商对策

在沟通完之后需要拿出具体的方案,双方达成一致,并落实执行。

4. 考虑安排专业公司服务

如果在预算充足的情况下,可以找专业的商旅公司提供专业服务,因为如长期每日租车和电话沟通等事宜当中有许多事情需要协调,若可以有专业公司服务,可以降低双方的沟通成本和减少误会。

5. 异国团队工作经验分享

1)决策前的沟通非常重要,这里不仅指的是换位思考,更重要的是听当地市场的需求。

2)本地团队成员要善于和国际团队谈判,善于使用当地市场的数据。我的体会是很多本地团队成员没能成为某领域的专家,没有扎实的市场数据,结果争执的内容和层次很难和国际团队匹配,往往事倍功半。

3)学习国际团队的话语体系和全球战略。不得不说,语言功底决定了一半的“输赢”。 总之,有内容和有技巧的沟通会有很大帮助。


【案例】

[情景二]

项目进入维护阶段,为节约时间和成本,各China成员开始远程支持,通俗地说就是在家上班。于是不按时上线、随意下线、手机打不通等各种情况纷至沓来,引起了客户的不满。每每询问,都说有特殊情况,如家人生病、小区断网等等,理由五花八门。即使要求大家定期到公司碰头工作,也很难实现。

这里想请教各位,国人往往缺乏团结互助精神,所谓“一个人是条龙,三个人是条虫”的现象屡见不鲜,整体看来团队的力量较弱,难以拧成一股绳,遇到这种情况,如何才能增强团队的凝聚力?


【群友精华讨论】

1.定下明确的KPI,明确制度

定下清晰的问题解决时间,明确各自任务。同时每天固定时间做电话会议,上报工作情况。如果团队当中有人屡次犯错不改,可以考虑进行人员调整。

2.    多进行沟通,建立信任

远程管理不是不可以,但肯定比大家在一起困难许多,定时间定标准定KPI等等,大家同在办公室,有这些标准的情况下项目也同样可能面临失败。所以更进一步的管理细化是很关键的,除基本的流程制度原则,多看多问多沟通,更要注意建立信任感,团队感;时不时还得当面聚聚沟通工作也好沟通感情也好,这些都少不了。

3.“关爱+鞭子”双管齐下

一方面要多沟通建立信任,另一方面也要有明确的制度考核。


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群中有大量活动帮助群友提升管理水平,分享经验,如研讨管理话题、图书分享、大牛分享等。

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最后编辑于:2015-08-06 10:50

本帖来源社刊

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