【写作】高效商务写作(1):打字员的逆袭

发表于:2014-10-31 18:16 [只看楼主] [划词开启]

原文链接:高效商务写作(1):打字员的逆袭 


"Typists pound keyboards and writers stare out of windows."一写邮件,就变身疯狂"打字员"?type and delete……其实大可不必如此纠结,想要拥有行云流水般的写作,就像作家那样,欣赏一下窗外的美景吧。动笔之前先思考写作目的,就会让你的写作一气呵成,打字员轻松逆袭,变身高效能人士!

一、明确目的

商务写作,一定是目标导向的,或发布通知,或请求帮助,或解决问题。在动手写作之前,要反复问自己:"我为什么要写这封邮件?"。可能你会觉得这个问题很容易回答,果真是这样吗?我们一起看下面这个案例:

假如你是公司的一名行政人员,公司安排了一次集体出游,需要你发邮件通知全体成员,那么以下哪条才是你的写作目的呢?

① I want to inform employees about the date of the company outing.
② I want employees to RSVP (=reply) regarding the company outing by the fifteenth of the month.

①应该是很多人的第一反应,发通知确实是最直接的目的。但如果你能做进一步的思考,很容易就会想到,除了通知之外,还需要确认参与的人数,让员工回复确认是否参加,才是这封邮件最核心的目的。①只体现了 "我要做什么",而②体现的是"我要读者做什么",明确目的,就是要明确你要让读者产生何种回应。

二、开门见山

一封邮件,读了十几行,依然不知所云?!作为一个职场人,你还能忍吗?请善待你身边那些忙碌的小伙伴们,开门见山说出你的写作目的,高效沟通,快乐工作!如何做到开门见山,我们还是来看一个案例:

假如你是一家招聘机构的员工,这是你给一家公司的人事主管写的一封邮件,请找出这封邮件存在的问题,并根据"明确目的,开门见山"的原则,对其进行修改,我们稍后揭晓答案。

Dear Lyne:
On December 15, I received a phone call from Mr. Jason Brown from Michigan, who was your director of sailing in the Saginaw school. Mr. Brown, who recently had a fine interview with us, has requested I contact you. He requests a letter of verification of employment, including confirmation of his job title and the duties he performed while in your school. According to Mr. Brown, he needs this to apply for a similar position in the Caribbean.

I would appreciate your help in this matter.

Sincerely,

相信大家读到前几句,就会困惑"这封邮件跟我有什么关系呀?",直到读到" He requests a letter of verification of employment",才大致猜测到作者的目的。如果我们做两处修改,第一,让目的更加明确,也就是明确人事主管需要提供什么样的帮助,第二,在邮件的开头,就表达清楚这样的目的,整体效果就会不一样:

Dear Lyne:
Would you verify the employment of Mr. Jason Brown?
Mr. Brown was your director of sailing in the Saginaw school [then give the rest of the details]…Sincerely,

在邮件的开头用了一个问句,礼貌的表达了诉求。读者看到邮件,就明白作者的目的是什么,如果读者需要了解谁是Mr. Jason Brown,为什么要a letter of verification等具体信息,会自然在下文中有目的的寻找。

明确目的,开门见山,你学会了吗?最后,希望大家记住这句话"Typists pound keyboards and writers stare out of windows."下期我们会讨论如何选择合适的语气,请继续关注。


最后编辑于:2014-11-13 11:34
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