【写作】高效商务写作(2):选择恰如其分的语气

发表于:2014-10-31 18:23 [只看楼主] [划词开启]

原文链接:高效商务写作(2):选择恰如其分的语气

上期我们谈了如何在写作中清晰的表达目的,达成沟通效果。实际上,选择什么样的正式程度也是非常重要的。不合适的语气,不仅会把有趣的事情变得无聊,可能还会损害人际关系,比如,你的一位好朋友升职了,下面这封正经八百的贺信,就会产生深深的违和感:

It is with my deepest and sincerest good wishes that I hereby wish to acknowledge receipt of the news that you have been promoted.

收到这样一封冷冰冰、假惺惺的邮件,是感觉很莫名其妙呢?太过正式的语气显然不适合这样的场合,正常版本应该是这样:

Congratulations. I hear you are the line manager of your team!

恰如其分的语气,不仅会让写作达到更好的沟通效果,还会增加个人魅力,营造良好的人际关系。通常商务写作的正式程度可分为三种,formal,semiformal和informal,正式,通俗和非正式。那么,如何选择合适的正式程度? 我们用一个案例解释:Steven收到了一份建议书,整体很不错,唯一的问题是他认为建议书中的项目进度他们可能会跟不上,需要做些调整,我们看在不同的情况下,Steven是如何做出回复的吧!

一、写给熟悉的同事

"Your proposal to Smith and Kline is super. We'll just need to hammer out the schedule. If we get the contract, I owe you lunch!"

因为对方是同一个部门,而且关系非常好的同事,所以Steven用了像"hammer out","I owe you lunch"这样的非正式用语,让这封邮件看起来非常随意亲切,而且拉近了他和同事之间的关系。在选择语言风格上,Steven考虑到了和对方的熟悉程度。

二、写给上司

"I think your proposal to Smith and Kline is excellent. I have marked a couple of places where I'm concerned that we are committing ourselves to a schedule that we might not be able to keep. If I can help in any other way, please let me know."

写给上司,语言自然不能像写给同事一样随意,但又不是过于死板,要客观的表达自己的观点,供上司参考,同时还要体现出对上司的尊重,所以Steven用了像"I'm concerned""committing ourselves to""If I can help"这样semiformal的表达,在这封邮件中,决定Steven语言风格的是职级关系。

三、写一封报告

Steven需要就此事写一封报告给公司的管理层,既然是报告,语言风格自然要比email更加正式。memo、email、letter、report、proposal,正式程度是有区别的。从文体上来说memo、email是偏向非正式的,而letter、report、proposal是偏正式的。Steven要写的是一份面向管理层的报告,语气自然需要体现出严谨、专业、客观:

The Smith and Kline proposal appears complete and thorough, based on our department's evaluation. Several small revisions, however, would ensure that the company is not committing itself to an unrealistic schedule. These revisions are marked on the copy of the report attached to this message.

"complete and thorough"这样更加具体的词汇替代了"excellent、super",而整个报告中都没有出现第一二人称"I"和"you",用物来主语的情况,是正式语言的一个重要特征。写这封报告,steven考虑到的是文体形式。
看完这三封信,我们总结一下,Steven是如何选择合适的正式程度的。在选择语气的时候,需要考虑三点因素:和读者的熟悉程度、职级关系和文体形式。写给同事和老客户自然没有写给上司和新客户那样正式。当然除此之外,我们还有最后一个非常重要的因素需要考虑。

四、这是好消息吗?

像我们开头举的例子一样,我们在传达好消息的时候,更倾向于随意、非正式的风格,这种风格更容易表达充沛的情感。而如果是坏消息,就不太适合非正式的风格了,比如公司要通知一个同事,他被辞退了,用"You get fired"显然是不合适的,这么草率、直接的表达,会让人难以接受。而如果换成这样,

"This letter confirms our discussion today that you are being laid off from your employment with xx company."

虽然换了包装也改变不了坏消息的本质,但正式的表达,会体现出这是个深思熟虑的决定,也体现了对读者的尊重。

怎么样,选择恰如其分的语气,你学会了吗?下一期会给大家介绍,如何让你的语气"跃然纸上"!

分类: BEC
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