【写作】高效商务写作(3):让你的语气跃然纸上

发表于:2014-10-31 18:25 [只看楼主] [划词开启]

原文链接: 高效商务写作(3):让你的语气跃然纸上


上一期讲了如何选择恰如其分的语气,那么在写作中如何去体现呢?回答这个问题之前,我们先来做个小游戏吧,请你来猜猜这分别是谁写给Jane的邮件呢?

Hey Jane,
Just got your proposal. It's awesome.

Dear Jane,
Your proposal arrived today, and it looks good!

其实从邮件的称呼语和遣词造句,我们就能看出他们的正式程度是不一样的。第一封用了"Hey"、省略句、和缩写,显得随意活泼,更像是关系不错的同事或者是上司写的;而第二封,用了"Dear",用词和句子都比较规范,显得更加正式,更像是不太熟悉的同事或者客户写的。接下来就跟我一起来看,如何让语气"跃然纸上"。

一、小称谓,大不同

开头的称谓,会定下整个邮件的基调。如果写给新客户,开头用hi,对方会因为你的"自来熟"感到莫名其妙,这感觉就跟你接到陌生推销电话,对方张口就"哥","姐"的叫,让你各种不自在一样。为了避免这样的尴尬,就请记住不同场合如何使用称谓和结束语吧!

 

开头 结尾
不认识对方,也不知道姓名 Dear Sir or Madam, Yours faithfully,
Yours truthfully,
知道姓名,但关系不熟 Dear Mr. [surname],
Dear [title],
Sincerely,
Sincerely yours,
Yours sincerely,
知道姓名,关系一般 Dear [first name], Best regards
Regards,
知道姓名,关系很不错 Hi/Hey [first name], Regards,
Best wishes,
Cheers,

怎么样?你学会了吗?写信告诉我"I've got it!",你会如何开头呢?

二、词与句,有腔调

简单来说,正式用语就像"文艺青年",爱用矫情的复杂词汇和句式;通俗用语,就是"普通青年",他们的特点就是"说人话",词语和句式非常符合普罗大众的认知;非正式用语,就像"犯二青年",喜欢特立独行的他们,总会冒出让人"不明觉厉"的词语,就是不羁放纵爱自由。具体来说,语言的正式程度可以体现在以下几个方面:

1、缩写

非正式语言,是典型的会话口吻,经常出现省略和缩写现象,就像我们开篇的那个Jane的例子一样,而普通青年和文艺青年一般不会这样表达。

2、选词

非正式语言会使用更多的俚语和动词短语,通俗语言使用的词汇都是最常用最熟悉的,而正式语言的用词则是本着"高大上"的原则:

犯二青年:We need to make a hard-hitting advertisement for our books that will really pull.
普通青年:We need to make an impressive advertisement for our books that will really attract customers.
文艺青年:We need to create an aggressive and powerful advertisement for our books that
will really appeal to customers.

好了,测测你的文艺程度,普通青年说"we can never agree to such a principle",你能把它改的高大上吗?

3、句式

文艺青年爱用又长又复杂的句子,各种并列加嵌套。但是无论正式还是非正式,一个句子都尽量不要超过15个单词,这个长度是最reader friendly的。

普通青年:Could you tell me if you can send the goods by sea two weeks ahead of time according to our terms?
文艺青年:Would you please inform me of the possibility that the terms we mention will enable you to expedite the shipment two weeks ahead of schedule?

4、自我

不同语言风格的另一个区别是,是否喜欢用I或you。正式的场合,比如写报告,需要给读者营造专业、客观、不带个人色彩的感觉,因此会较少使用I或you这种比较个人的表达。而通俗和非正式语言,就像追求个性的犯二青年一样,喜欢为邮件增添个人色彩,表达个人立场,我们在上一期举的例子,就反映这一点:

普通青年:I think your proposal to Smith and Kline is excellent. I have marked a couple of places where I'm concerned that we are committing ourselves to a schedule that we might not be able to keep. If I can help in any other way, please let me know.
文艺青年:The Smith and Kline proposal appears complete and thorough, based on our department's evaluation. Several small revisions, however, would ensure that the company is not committing itself to an unrealistic schedule. These revisions are marked on the copy of the report attached to this message.

非常明显的看到,通俗语言更多的是使用I来做主语,而正式语言则是物做主语。通常,想让物作主语,会使用被动语态,比如:
We decided to stop looking.
→ A decision was made to terminate the search.

我们这期的内容就是这样了,你知道如何让语气跃然纸上了吗?三种不同的青年,请在不同场合对号入座吧!实际上,在现在的写作中,我们更倾向于informal和semiformal的风格,即使是report和proposal,也会避免出现刻板老套的表达,因为现今的主流企业文化,倡导轻松高效的工作方式,清晰简洁的表达,就是最合适的风格。下一期,我们就会给大家介绍,如何让你的文字瘦身!

分类: BEC
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