2015.02.04【日译中】ビジネス文書の書き方とマナー第二章ビジネス取り引き文-照会状①

a139111 (コエイ) 译译生辉
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发表于:2015-02-04 18:17 [只看楼主] [划词开启]

ビジネス文書の書き方とマナー

第二章ビジネス取り引き文-照会状①連載中

 

   山崎 政志 (監修)

 

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ビジネス文書を書くときは「相手に失礼にあたらないか」あるいは「言いたいことがきちんと伝えられているか」など、不安が多いもの。本書では、用紙の使い方などの基本マナーから正しい敬語の使い方まで解説しているので、わからないところをしっかり確認できます。また、文例ページではNG例とOK例を見比べられるので、ポイントを押さえた文書がかんたんに作成できます。 

 

 

照会状の特徴

照会状とは、仕事の都合上、不明点や疑問点を問い合わせる文書。その意味で情報収集のための文書と言える。

 

询问函是指在工作上,询问对方有不明之处和疑问点的文书。也可以说是为了收集情报的文书。

 

取引条件の照会、商品の未着や破損の照会、売れ行きの照会、ニーズを探る照会、第三者に対する企業の信用照会など、照会状はビジネスの様々な場面に登場する。こちらの知りたいことについての回答を依頼するわけだから、形としては依頼状に近いものになるが、依頼状よりは業務的傾向に強い文書といえる。的確な回答を得ることが最大の目的だ。

 

有合作条件的询问、商品未到货和破损的询问、销售行情的询问、调查市场需求的询问、对第三方企业的信用询问等,询问函在商务领域以各种姿态登场。是关于回答我方想要得知某些事情的一种依赖,形式上与依赖状接近,但是相比依赖状,可以说询问函更倾向业务的一种文书

 

明確に書くべき点は、「何について知りたいか」「なぜ知りたいか」の二点。したがって質問はストレートに書くとよい。照会する内容が、業務上、相手の利益につながるものの場合は、事務的でよいが、会社の信用や人事に関する照会など、相手に負担をかけることを依頼する場合は、礼を尽くすことが肝要である。

 

应当明确写“想要知道关于什么的内容”“为什么想要知道”这两点。因此直戳了当的写上想问的比较好。在询问内容上,关于业务上、与对方利益挂钩的时候,正常询问就可以了,但若是想询问对方公司的信用问题啦人事相关等,依赖会给对方造成负担的时候,一定要注意彬彬有礼。

 

要は、会社の業務には大きな影響を持つので、照会状は慎重に作成する必要がある。特に先方に「お願いする」のだから、言葉遣いは丁寧に礼儀を欠かないようにし、相手の労に対する感謝の気持ちを忘れずに盛り込む。

 

需要注意的是,该函会对公司业务造成很大的影响,询问状一定要谨慎对待。特别是寻求对方办事,言辞上一定要庄重而不失礼仪,对于对方的劳苦不要忘记抱有感谢的心情去写这封书函。

 

また、状況によっては、先方の手間と負担をなるべく軽減するように工夫し、返信用の封筒、切手を同封する。

 

而且根据情况,应当下功夫尽量减轻对方所花的时间和负担,回信所需的信封、邮票在送出此书信时同封带入。

 

書き方のポイント

件名を明記する。「〇〇のご照会」というふうに件名を記すことで、受信者は照会の内容を一瞥して知ることになる。「拝啓」の後、時候のあいさつは簡潔に済ませ、すぐ主文に入る

 

写清标题。标题写成“〇〇的询问”这样子,让收信人一眼就知道所要询问的内容。“敬启者”之后,简单的时节寒暄后立即进入正文。

 

照会の理由と目的を明確にする。照会する内容の要点を、一言一句注意を払って漏れなく明示する。一つでも漏れがあれば、再照会しなければならず、相手の手を再度煩わせることになる。

 

要明确询问的理由和目的。询问内容的要点要一句一句没有遗漏的明示。一旦有一条遗漏,就必须要再次询问,就会再次给对方造成烦恼。

 

問い合わせる必要が生じた経緯、理由を書く。そのことで、こちらが何をどの程度知りたいのか理解してもらえる。また、照会内容が多項目にわたる時は、次の「文例23」~「文例25」のように、別記に箇条書きにする。そうすることで、次の「文例24に対する回答」のとおり、相手も箇条書きの順に従って回答できるので、回答漏れを防ぐ上でも有効である。

 

当需要见面商讨时,要写明理由。因此,我方要得到一个什么样的了解程度什么的一定要让对方能够理解。而且有很多询问内容的时候,按照接下来“例文23~“例文25”那样的分条写。这样一来,就像接下来“对于例文24所作出的回答”的那样,对方也会分条按顺序逐一回答,对于防止回答上有漏答很有效果。

 

返事を待つ旨を明記する。照会状は、回答を得て初めて意味のあるもの。返事がほしい旨を明らかにしておく。回答期限については、次の文例では特に指定していないが、急ぐ場合は、「文例27」のように、はっきりと回答の日限も書く。ただし、照会はあくまでもこちらのお願いだから、時間的に急迫した日限指定は礼を失する。

 

要写明等待回复的宗旨。询问函的初衷就是为了得到回复。明确的让对方知道想要得到回复的宗旨。关于回复期限,在下面的例文中没有特别的指定,但是在紧急的时候按照“例文27”那样写清楚回复日期限。但是询问函再怎么说也是我方的请求,因时间指定对方在紧迫时间做出回复尤为失礼。

 

 

 ビジネス文書の基本的なマナーから、好印象な文書のコツまで、この1冊ですべてわかります。 

 

 「ツンツンえいちゃん:赤い部分があったら、そこがよく分からない部分です、良かったら指摘してください」

       

       


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分类: 日语
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