2014.01.31 《初声》-银蛋-残念な人の思考法⑩

发表于:2014-01-30 23:17 [只看楼主] [划词开启]

残念な人の思考法⑩

システム化×「思考停止」=残念なトラブル

  もう少し「使えないシステム」の例を見てみよう。紹介するのは、すべて実例である。

  あるサービス系の企業で、「データにに残っている月末の請求金額と、顧客から入金される金額が毎回合わない」という問題があった。

  この会社では、まず請求担当者が「売上管理システム」から月次の請求データを作成し、「請求書作成システム」にデータを移す。そして、そこから出力された紙の請求書を各営業担当者が確認しまとめて発送する、という流れで業務を行っているはずだった。

  とこらが、金額が合わないケースを検証してみると、営業担当者から請求担当者に訂正依頼が入ったときに請求担当者が、「請求書作成システム」のデータを直接訂正してしまい、その内容が「売上管理システム」のほうには反映されていないことが原因だった。

  本来なら、訂正の際には「売上管理システム」のほうのデータを直さねばならないのに、書類作成用のデータのみを直していたのだ。請求額の把握は「売上管理システム」で行っているので当然、金額が合わない。さかのぼって確認すると、何とこの請求担当者が着任して以来、「売上管理システム」で把握している数字と実際に顧客に送っている請求内容が、一度も合っていなかったのだ。

  次は、ある製薬系メーカーでの話である。「ERPの新規導入後、会社のあらゆる数字がおかしくなってしまったので見てほしい」との依頼を受けた。ちなみにERPとはEnterprise Resource Planningの略語であり、全社的にデータを一元管理し、見積→受注→仕入→製造→品質管理→物流→請求といった会社の一連の流れを統合的に管理するためのシステムの総称である。

  このERPプロジェクトの担当責任者である情報システム部長が、社長の肝煎りで外部から採用した人間だったということ、そしてこれが彼の初仕事であったことで、彼に対する社内の逆風は強く、情報システム部は現場から総スカンを食っていた。このような状況では、情報システムと他部署が問題解決のために建設的な話をするなどとても無理な話だった。

  「ある製品の原価が本来の一〇〇〇倍の金額になっている」

  「営業が把握している数字と請求書で出てくる数字が合わない」

  「システム部長はそんなはずはないというが、事実そうなっているのだから責任逃れをしているだけだ」

  こんな声を聞きながら調査に着手した。システム調査の入り口は、入力されたデータが、意図した通りに出力されているかどうかをテストすることである。その段階でほとんどの原因は明らかになった。

  「ある製品の原価が一〇〇〇倍になっていた」原因は、ある原材料の投入を"kg"単位で登録すべきところを"g"単位で間違って入力されていたためである。

  また、「営業が把握している数字と、請求書で出てくる数字が合わない」のは、顧客情報の登録方法が間違っていたからである。本来、顧客は請求先別に一ヶ所であるべきところ、担当者は納品先別に顧客データを立てており、しかも画面上で表示されたときに自分でわかりやすいように、印をつけていたのである。

  たとえば、「山田商店」という会社があるとすると、商品納入先は「●山田商店」、請求書発送先は「◎山田商店」などと登録していたのである。そのような使われ方(つまり「データ」を「メモ」のように扱うこと)はまったく想定していないので、当然「山田商店」というキーで請求書を作ると、印の付いている顧客情報に入力された売上情報は足し算されない、という結果になる。

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1、大过年的,小胖来为难大家了!!!
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